Folge 23

Das papierlose Büro. Fluch oder Segen?

101 Köpfe | 12.07.2018

Holger Behrndt, geschäftsführender Gesellschafter Behrndt und Herud GmbH
Holger Behrndt, geschäftsführender Gesellschafter Behrndt und Herud GmbH

Name: Holger Behrndt
Position: geschäftsführender Gesellschafter Behrndt und Herud GmbH
Jahrgang: 1960
Lebensmotto: Nachfolgende Generationen sollten es immer besser als ihre Vorgänger haben. Darum möchte ich als Unternehmer etwas gestalten und bewegen.

Ehrenamt: Ich bin seit mehreren Jahren als ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht in Stralsund tätig und auch am Finanzgericht Mecklenburg-Vorpommern. Die Tätigkeit am Arbeitsgericht ist interessant, praxisbezogen und immer wieder mal sehr lehrreich. Die Tätigkeit am Finanzgericht ist durchaus eine Herausforderung. Es geht um Streitigkeiten zwischen dem Finanzamt und dem Steuerpflichtigen. Die Mischung verschiedener Rechtsgebiete, wie z.B. Steuerrecht und Gesellschaftsrecht machen manchmal Verhandlungen recht kompliziert. Darüber hinaus bin ich gewähltes Mitglied der Vollversammlung der IHK zu Rostock und dort im Ausschuss für Digitalisierung tätig.
Eigenschaften: Ich bin ein Teammensch, stecke voller Ideen, suche aber auch Rückzugsmöglichkeiten, um den Akku wieder aufzuladen. Ich bin meinen Mitarbeitern dankbar für ihre zuverlässige Arbeit, innovative Ideen und Denkanstöße. Ich bin ein zielstrebiger Mensch und kann an einem Thema dran bleiben.
Hobby: Wassersport im weitesten Sinne. Ich gehe gern Schwimmen und versuche das auch regelmäßig zu machen. Ich interessiere mich für Windsurfen und SUP. Im Sommer bin ich gern mit dem Boot auf Hiddensee.
Familie: Ich bin verheiratet und habe einen Sohn. Meine Familie ist mein Rückzugsort, das ist ein Ort der Verständigung und des Ausgleichs. Für mich ist Familie ganz wichtig. 

Was hat sich im Laufe der Jahre für Ihr Unternehmen geändert?
Früher gab es keine Multifunktionsdrucker, wie man sie heute kennt. Es gab noch sogenannte „Fotokopierer“ und Schreibmaschinen. In unserem ersten Geschäftsraum – übrigens das Kontor meines Großvaters - standen auf einem runden Tisch ein gebrauchter Kopierer, der einen seltsamen Geruch verströmte und ein leerer Aschenbecher. Dieses Bild hat sich mir fest eingeprägt. Wir sind 1990 als Computerfachhandel gestartet und waren das erste Unternehmen auf der Insel Rügen, das einen Kooperationsvertrag mit einem Unternehmen auf der Insel Fehmarn einging – von Ostseeinsel zu Ostseeinsel – die lokale Presse berichtete damals sogar davon. Dort haben wir unsere ersten beiden Computer gekauft. Einen für uns und einen für einen Kunden. Der Beginn war geprägt von den politischen Umwälzungen im Land, es wurde gerade die D-Mark eingeführt. Es war eine Zeit voller Energie und Aufbruchstimmung. Ein Gehalt gab es im ersten Jahr für mich und meinen Geschäftspartner Carsten Herud nicht. 1993 haben wir uns im gerade neu entstehenden TZV Greifswald eingemietet und unsere erste Niederlassung gegründet. Heute haben wir unsere eigenen Geschäftsgebäude in Rambin und in der Anklamer Straße in Greifswald. Wir begannen uns zunächst auf Kopiertechnik, später dann auf Multifunktionsdrucker zu konzentrieren. Diese Multifunktionsgeräte haben sich inzwischen zu Plattformen in die digitale Welt entwickelt. Heute agieren wir in vier Geschäftsbereichen: Handel und Service mit Profidruckgeräten der Marke Xerox, kleinere Multifunktionsdrucker der Marke Brother und Zubehör sowie alle Dienstleistungen eines modernen Copy-Shops. Vor über 10 Jahren starteten wir unseren vierten Geschäftsbereich. Hier geht es um die Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung. Softwarelösungen und Workshops mit unseren Kunden stehen hier im Vordergrund. Auch heute müssen wir uns mit unseren Angeboten immer wieder neu auf die Kundenwünsche und den Markt einstellen. Seit 27 Jahren beschäftigt sich unser Unternehmen mit Lösungen rund um das Dokument. Der Slogan der ersten Stunde lautete: “Ich freu mich aufs Büro”. Jahre danach schrieben wir: “Erfolgreich durch moderne Technik” auf unsere Briefbögen.

Was ist das Erfolgsgeheimnis hinter 27 Jahren Behrndt und Herud?
Anpassungsfähigkeit, Toleranz und Vertrauen in der gemeinsamen Geschäftsführung sind sehr wichtig, um so lange gemeinsam am Markt bestehen zu können. Die Technologien in den Büros haben sich ja rasant entwickelt. In den 90er Jahren lief noch vieles anlog. Wir haben damals den Sprung zu den ersten Schreibmaschinen mit Speichermöglichkeit mitgemacht. Es gab in der Branche über die Jahre große Umbrüche, denen wir uns auch immer wieder neu gestellt haben. Die erste große Digitalisierungswelle und der einhergehende Marktumbruch war 1999 - 2000. Die Hersteller machten sich Gedanken darüber, wie sie Kopieren und Drucken und weitere Funktionen in einer Maschine zusammenbringen konnten. Es gab eine spürbare Marktbereinigung aber auch großes Innovationspotenzial und Ideenreichtum.

Was machen Sie anders, um Erfolg zu haben?
Mit unseren beiden Ladengeschäften in Greifswald und in Rambin sind wir gut in der Region verankert und immer ansprechbar. Hiermit haben wir Anlaufpunkte für unsere Kunden geschaffen, die in ihrer Verknüpfung mit unseren Hauptaktivitäten einzigartig sind. Wir haben einen festen Mitarbeiterstamm und einen kurzen, guten Draht zueinander. Für unsere Kunden bieten wir eine zuverlässige und kompetente Struktur rund um die Xerox und Brother-Geräte mit Wartung und Reparatur und Verkauf oder Leasing, die sich gut etabliert hat. Durch umfangreiche Geräteausstellungen in unseren Geschäften und Vor-Ort-Beratung beim Kunden machen wir die neue Technik begreifbar. Unsere regelmäßigen Workshops „Im Wind der Digitalisierung“ tragen dazu bei, Interessenten einen Überblick über die Vielzahl von Möglichkeiten in der Dokumentenverarbeitung zu geben und individuelle Lösungswege aufzuzeigen. Das bedeutet ein hohes Maß an Stabilität für unser Unternehmen als auch für unsere Kunden. Ein Teil unseres Erfolgs macht auch die Arbeit von uns als Gesellschaftern aus, weil wir den technisch innovativen mit dem kaufmännisch notwendigen Teil gut miteinander verknüpfen können. Für unsere Kunden bieten wir seit einigen Jahren Seminare an oder Ideenwerkstätten an und erläutern in diesem Umfeld die Möglichkeiten. Oft kommen dabei dann schon seitens der Kunden Hinweise, wie die Prozesse in ihren Unternehmen besser gestaltet werden können. 

Sind Ihnen die Gene eines Unternehmers in die Wiege gelegt worden?
In gewisser Weise ja, denn der eine Großvater war Hotelier im damaligen Cranz (ehemaliges Ostpreußen) und der andere Großvater hat in Rambin auf Rügen ein Kolonialwarengeschäft betrieben. Das damalige Kontor war unser erster Geschäftsraum. Dieses Büro gibt es heute noch. 

Wie war Ihr persönlicher Werdegang?
Nach meiner Berufsausbildung habe ich ein Studium in der Fachrichtung „Automatisierung der Verfahrenstechnik“ - so hieß das damals - abgeschlossen. Davon profitiere ich auch heute noch. Das Studium hatte mir sehr gute Grundlagen der Prozessoptimierung vermittelt. Vier Jahre nach dem Studium kam die Unternehmensgründung im Wendejahr 1990. Technisch hat sich natürlich alles verändert. Es ist für mich wichtig, Weiterbildung in den Alltag zu integrieren. Sich täglich in irgendeiner Weise neues Wissen anzueignen ist auch ein Erfolgsschlüssel. Wir werden von den Herstellern mit Informationen aus Webportalen und mit Webinaren gut versorgt. Hinzu kommen unternehmerisches Fachwissen und auch Fragen der Personalführung.

Ist es bei Ihnen auch so, dass die Kundenerwartungen enorm hoch sind?
Ja, den Trend zu immer höheren Erwartungen können wir auch verzeichnen und haben uns darauf eingestellt. Wir haben eine vorausschauende Lagerhaltung und Erfahrungen damit, welche Druckerverbrauchsmaterialien besonders gefragt sind. In Rambin und Greifswald haben wir technische Stützpunkte und können somit sehr schnell reagieren. Unsere Techniker haben viele Erfahrungen bei der Integration von Multifunktionsdruckern in Kundennetzwerke, werden regelmäßig geschult und sie sind mit anderen Spezialisten fachlich gut vernetzt. Das sind wichtige Voraussetzungen, um die heutigen Kundenanforderungen zu erfüllen. 

Wird es eines Tages das papierlose Office geben und welche Geschäftschancen leiten Sie für Ihr Unternehmen ab?
Ich sehe das nicht in den nächsten fünf oder sechs Jahren. Ich spreche gern vom papierarmen Büro und nicht vom papierlosen Büro. Ich helfe unseren Kunden den Papierverbrauch im Büro schrittweise zugunsten der digitalen Dokumente zurückzubauen. Die Herausforderung besteht in den nächsten Jahren aus meiner Sicht darin, die Durchmischung der digitalen und papiergebundenen Dokumente im Büro zu beherrschen. Diese „Zweigleisigkeit“ der Dokumentenverarbeitung im Büro ist ein echtes Problem. Zur Lösung müssen Technik und Arbeitsorganisation in Einklang gebracht werden. Unsere jahrelangen Erfahrungen helfen dabei. Gerade bei generationsübergreifenden Belegschaften sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem Weg der Digitalisierung mitgenommen werden. Wenn allerdings eine Digitalisierung weniger Nutzen als eine optimierte Papierverarbeitung bringt, brechen wir nichts übers Knie. Wir haben schon für viele Kunden eine gute Mischung gefunden. Es gibt Mitarbeiter, die manchmal Probleme mit der Gerätebedienung erkennen lassen, insbesondere wenn sich die Menüführung weit verzweigt. Wir reagieren darauf, in dem wir Apps für Multifunktionsgeräte programmieren, die genau diese Arbeitsabläufe abbilden. Eine kundenspezifische App hat den Vorteil, dass der Anwender es denkbar einfacher hat und sich auf seine Arbeit konzentrieren kann, weil alle notwendigen Einstellungen - die ja sehr individuell sein können – durch uns hinterlegt wurden. Darüber hinaus bieten wir spezielle Softwarelösungen an, die eine Brückenfunktion in die digitale Dokumentenwelt übernehmen. Wir haben hier gerade ein Projekt in der Stadtverwaltung Greifswald realisiert und es gibt nun auch in der Stadtverwaltung Rostock konkrete Aktivitäten. Diese Software ist einzigartig, da sie von den Ideen der Anwender lebt und unabhängig von spezieller Hardware bestimmter Hersteller in Windows-Netzwerke lauffähig ist.

Was tun Sie, um nach der Arbeit abzuschalten?
Im Sommer mit dem Boot nach Hiddensee, sonst gern auch nach Fuerteventura. Ich gehe schwimmen und manchmal auch windsurfen. Ich mag die wundervolle Boddenlandschaft hier bei uns und auch die atemberaubende Küstenlandschaft der Kanarischen Inseln, auf denen ich meinen Winterurlaub seit vielen Jahren verbringe. Faszinierend finde ich es, mit einem SUP-Board Wasserwandertouren zu machen. Man kann förmlich „übers Wasser laufen“ und dabei gut abschalten. Das ist mein Geheimtipp für gestresste Zeitgenossen. 

Welche App haben Sie sich gerade heruntergeladen?
Eine Beratungs-App meiner Krankenkasse, die interessantere ist jedoch die neue „Rügen-App One“, die gerade entstehen soll. Ach ja und eine App zur Fußball WM, bei der wir als Dokuteam-X unsere Spieltipps abgegeben hatten.

Mit wem würden Sie gern einmal zu Abend essen?
Ich würde die letzten 30 Jahre gern einmal mit Gregor Gysi Revue passieren lassen und vielleicht auch ein Streitgespräch führen.

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